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諾特瑞紙質檔案數字化的優勢特點和基本工作流程

網址:bj-cxzm.com 點擊數:3862 發布日期:2018年3月10日 手機版 復制鏈接
 
 
  諾特瑞紙質檔案數字化是指利用掃描技術將紙質檔案轉化成計算機可閱讀使用的數字信息的過程。其優點主要表現在:紙介質文檔信息進行數字化處理后,可以保存到光盤上,具有存儲、管理、共享等功能,還可以減少文檔庫房占地,節省保管設備和人員方面開支,又方便統計和進行遠程查詢,同時紙質檔案進行數字化之后,原有的檔案可以保存起來,不再受人為的損壞,得到有效的保護。

   優勢特點:
  1、提高經濟效益。過去一直使用粗放型模式,增加辦公人員和辦公費用為主要解決方式,致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案,不僅節約了保管費用,節省了占地空間,而且查閱起來極為方便迅速,從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
  2、提高辦公效率。數字化檔案管理使資料能及時歸檔,并盡快提供利用。以組織部門為例,干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息,為領導決策提供服務。與此同時,數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單,真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動,數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”,檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
  3、增強檔案原件保護。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后,檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料,數字化處理后無疑是對其更好的保護,通過檔案的數字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。

   服務標準要求:
  質量標準:嚴格按照中華人民共和國檔案行業標準DAT31-2017《紙質檔案數字化規范》,DAT68-2017《檔案服務外包工作規范》,司法部《公證檔案管理辦法》等規范內容要求并與實際需求對項目質量進行監督與管理。同時將根據我公司多年紙質檔案數字化加工的經驗積累所形成的特有的檔案數字化加工處理規范,來指導數字化加工現場工作人員具體操作。

   安全保密要求:  
  每個項目中公司對客戶簽訂保密協議,諾特瑞公司對每個員工簽訂保密協議,并針對每個檔案數字化項目確定加工過程中的安全預案,清除安全隱患,避免安全事故;同時,檔案數字化項目經理監督每個項目中安全保密制度嚴格執行。 

   基本工作流程:
  1、檔案領取:檔案保管人員和檔案數字化人員之間進行檔案領取的交接。
  2、檔案整理:按照檔案整理的標準規范對領取到的檔案進行整理。
  3、批次管理:將檔案分成批次,按任務派發給掃描員和錄入員。
  4、目錄著錄:在系統中錄入檔案目錄內容。
  5、目錄校對:在系統中對著錄完成后的檔案目錄內容進行校對。
  6、圖像掃描:在系統中對檔案原文進行掃描。
  7、圖像優化:在系統中對掃描完成的檔案原文影像進行優化處理,如糾偏、去黑邊、裁剪等。
  8、數據上傳:將校對后的“目錄庫”和優化后的“圖像庫”上傳服務器。
  9、批量掛接:系統自動建立“目錄庫”和“圖像庫”的對應關系。
  10、品質檢查:在系統中對校對后的“目錄庫”和優化后的“圖像庫”進行品質檢查。
  11、刻錄光盤:在系統中刻錄數據光盤。
  12、數據抽檢:對已生成的光盤數據進行抽檢。
  13、數據驗收:將生成的數據光盤提交接收單位驗收。
  14、檔案歸還:檔案保管人員和檔案數字化人員之間進行檔案歸還的交接。

 


 
   品牌優勢
  1、“諾特瑞”品牌,作為中國政務信息化的第一品牌,其主力產品已經在全國21個省、自治區800家公證機構,是全國同類產品中客戶數量最多,推廣時間最久的品牌。
  2、我們深知公證行業的需求,產品功能都切合公證行業的實際需要,實用性強,為其它同類產品所不具備的。
  3、公司資質:國家高新技術企業、國家認定雙軟企業、計算機信息系統集成及服務資質、2017年吉林省信息技術100強企業、2018年數字東北建設創新企業、2018年吉林省信息產業100強企業、2018吉林省應用自主信息化裝備和安全解決方案優秀服務商。
 
   聯系方式 
  電話 13756565440,13578982293,13756864242,0431-81755102 
  公司資質介紹 http://bj-cxzm.com/nlianxi.asp



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